Instrukcja użytkownika portalu eBOK-PGU

Spis treści

Strona startowa. 4

Typowa strona zawierająca tabelę danych. 6

Strona „rozliczenia” oraz blok ‘Prowizje”. 7

Strona „rozliczenia” dla partnerów rozliczających się za pomocą rachunków: 7

Strona „rozliczenia” dla partnerów rozliczających się za pomocą faktur: 9

Strona „szczegóły”. 13

Strona „polisy”. 14

Strona „ryzyka”. 14

Strona „zmiana hasła”. 15

Pierwsze logowanie

Po utworzeniu Państwa konta w systemie eBOK-PGU operator przesyła na Państwa skrzynkę email wiadomość powitalną:

W wiadomości został umieszczony link do pierwszego logowania (duży niebieski przycisk: Logowanie do systemu eBOK-PGU). Należy w niego kliknąć

Link przekieruje nas na stronę akceptacji regulaminu:

Musimy go zaakceptować. Aby to zrobić musimy zaznaczyć checkbox (Akceptuje regulamin serwisu) a następnie klikamy ‘akceptuje’.

Następnym krokiem jest ustawienie swojego hasła, które musi się składać przynajmniej z 8 znaków:

Po wprowadzeniu dwa razy, tego samego hasła i kliknięciu ustaw, konto zostanie w pełni aktywowane a my uzyskamy dostęp do systemu.

Zawartość systemu

Każda strona systemu po zalogowaniu ma taką samą konstrukcje :

Na samej górze, po prawej stronie mamy informacje o tym, kto jest zalogowany (na rysunku ukryta) oraz przycisk wylogowania.

Pod nim znajduje się menu główne – duże czerwone przyciski .

Po lewej stronie znajduje się logo PGU – kliknięcie w logo otwiera stronę startową.

Na samym dole znajduje się menu dolane zawierające linki do rożnego typu dokumentów, obecnie do: regulaminu, polityki prywatności i instrukcji serwisu.

Po zalogowaniu się w systemie zostanie wyświetlona strona startowa.

Strona startowa

Strona startowa składa się z 3 bloków na których znajdą Państwo najważniejsze informacje:

Pierwsza od lewej to wiadomość od załogi PGU – obecnie wiadomość powitalna.

Druga zawiera informacje o rozliczeniach w ostatnich sześciu miesiącach.

Trzecia to Państwa dane wprowadzone do systemy – prosimy je sprawdzić z dużą dozą staranności - jeżeli znajdują się tam jakieś błędy należy niezwłocznie to zgłosić do PGU.

Typowa strona zawierająca tabelę danych

Podstawowym elementem systemu są tabelki prezentowane w spójny sposób w całym systemie:

1. Przyciski umożliwiające export danych do arkusza Excel oraz przywrócenie domyślnych ustawień .

2. Nagłówki kolumn. Klikniecie w nagłówek powoduje przesortowanie tabeli zgodnie z zawartością danej kolumny, najpierw rosnąco ( powyżej jest ustawione sortowanie rosnące na kolumnie „Data zawarcia”), kolejne kliknięcie w daną kolumnę sortuje w sposób malejący (największe wartości na początku). Dodatkowo możemy (po najechaniu kursorem myszki na krawędź boczną nagłówka kolumny) zmienić szerokość kolumny a także przesunąć całą kolumnę.

3. Szybkie filtry - pozwalają na przeszukiwanie danych – na powyższym rysunku dane są wyświetlane zgodnie z następującym warunkiem:
tylko nowe polisy o prowizji większej równej od 10.

4. Selektory stron – domyślnie na stronie możemy wyświetlić 25 wierszy - jeżeli chcemy to zmienić wybieramy z listy inną wartość np.: 10 lub 50. Na środku mamy informację na której stronie jesteśmy i ile stron jest dostępnych, a po bokach przyciski umożliwiające przejście na :

· - następną stronę

· - poprzednią stronę

· - ostatnią stronę

· - pierwszą stronę.

5. Przycisk przeładowania zawartości tabeli,

6. Informacja o ilości wierszy oraz o obecnie wyświetlanych wierszach

Strona „rozliczenia” oraz blok ‘Prowizje”

Na stronie są prezentowane sumaryczne rozliczenia miesięczne.

Zakres treści strony jest inny dla partnerów rozliczających się przy pomocy rachunków (umowa zlecenie) i faktur.

Strona „rozliczenia” dla partnerów rozliczających się za pomocą rachunków:

Opis kolumn:

1. miesiąc - miesiąc za który jest dany wiersz rozliczenia

2. szczegóły - po kliknięciu w zieloną strzałkę zobaczymy szczegóły dotyczące wybranego miesiąca

3. status rozliczenia:

a. do akceptacji - oznacza, że rozliczenie zostało przygotowane – można pobrać rachunek, który należy wydrukować, podpisać i wgrać do systemu

b. poniżej limitu – oznacza, że rozliczenie zostało przygotowane ale kwota do wypłaty jest poniżej 100 zł, i będzie doliczona do wypłaty w kolejnym miesiącu.

c. zaakceptowana – rachunek poprawnie został wgrany do systemu i oczekuje na akceptacje pracownika PGU.

d. do opłacenia – rachunek został przekazany do zapłaty

e. wysłano zlecenie płatności - przelew został wprowadzony do systemu bankowego i zaakceptowany

f. zapłacono – rachunek został opłacony

4. prowizja – pole zawierające sumaryczną miesięczną prowizję dla partnera.

5. koszty - pole zawierające kwotę kosztów wypłaty (podatek, zus, ubezpieczenie w zależności od typu umowy), które będą odliczone od prowizji.

6. wypłata – kwota która będzie przelana na rachunek partnera

7. data prezentacji – data udostępnienia w systemie eBOK-PGU rozliczenia miesięcznego

8. rachunek – funkcja umożliwia

a. pobranie rachunku do wystawienia (jeżeli status do akceptacji )

b. pobranie wgranego obrazu wystawionego rachunku (statusy zaakceptowana i kolejne)

9. wgraj rachunek – funkcja dostępna dla statusu: do akceptacji - po kliknięciu przechodzimy na stronę umożliwiającą wgranie rachunku .

Strona umożliwiającą wgranie rachunku

Aby wgrać rachunek należy rachunek należ najpierw go pobrać wydrukować i podpisać. Jeżeli rachunek jest niepoprawny proszę o kontakt z PGU.

Po podpisani u rachunku należy go zeskanować i zapisać w jednym z następujących formatów: pdf, tif, png, jpg, bmp (najlepiej w pdf).

Następnie klikamy „Wybierz plik” wskazujemy zeskanowany rachunek i klikamy „dodaj”. Po załadowaniu pliku pojawi się strona potwierdzająca poprawny przebieg operacji a status pliku zmieni się na: zaakceptowany.

Blok ‘Prowizje’ ze strony startowej dla partnerów rozliczających się za pomocą rachunków:

Blok prowizje ze strony startowej jest skróconą wersją strony „rozliczenia”, zawiera podzbiór kolumn:

1. miesiąc rozliczenia – po kliknięciu w miesiąc rozliczenia przechodzimy do szczegółów rozliczenia

2. kwota prowizji

3. status

oraz kolumnę operacje, która w zależności od statusu umożliwia następujące operacje:

· status do akceptacji : funkcje „pobierz rachunek” - funkcja analogiczna do funkcji „rachunek” z tabeli rozliczenia, oraz „wgraj rachunek” - funkcja analogiczna do ”wgraj rachunek”z tabeli rozliczenia

· statusy zaakceptowana i kolejne: funkcje „pobierz rachunek” - funkcja analogiczna do funkcji „rachunek” z tabeli rozliczenia

Strona „rozliczenia” dla partnerów rozliczających się za pomocą faktur:

Opis kolumn:

1. miesiąc - miesiąc za który jest dany wiersz rozliczenia

2. szczegóły - po kliknięciu w zieloną strzałkę zobaczymy szczegóły dotyczące wybranego miesiąca

3. status rozliczenia:

a. do akceptacji - oznacza, że rozliczenie zostało przygotowane – można pobrać propozycję faktury oraz wystawić fakturę

b. poniżej limitu – oznacza, że rozliczenie zostało przygotowane ale kwota do wypłaty jest poniżej 100 zł, i będzie doliczona do wypłaty w kolejnym miesiącu.

c. zaakceptowana – faktura została wystawiona w systemie i oczekuje na akceptacje pracownika PGU.

d. do opłacenia – faktura została przekazany do zapłaty

e. wysłano zlecenie płatności - przelew został wprowadzony do systemu bankowego i zaakceptowany

f. zapłacono – rachunek został opłacony

4. prowizja – pole zawierające sumaryczną miesięczną prowizję dla partnera.

5. wypłata – kwota która będzie przelana na rachunek partnera

6. data prezentacji – data udostępnienia w systemie eBOK-PGU rozliczenia miesięcznego

7. numer faktury – jeżeli faktura została wystawiona z wykorzystaniem eBOK-PGU to pole pokazuje numer wystawionej faktury

8. wystaw – funkcja umożliwia wystawienia faktury w systemie eBOK-PGU (dostępna tylko dla statusu do akceptacji )

9. faktura– funkcja umożliwia

a. pobranie propozycji faktury do wystawienia (jeżeli status do akceptacji )

b. pobranie wystawionej faktury w systemie eBOK-PGU (statusy zaakceptowana i kolejne)

c. Jeżeli faktura wystawiona poza systemem eBOK-PGU – funkcja niedostępna.

Strona umożliwiającą wystawienie faktury

Przed wystawieniem faktury należy sprawdzić czy wszystkie dane w propozycji faktury są poprawne (poza danymi które będziemy uzupełniać: datą wystawienia numerem faktury oraz podpisem wystawcy).

Aby wystawić fakturę w systemie eBOK-PGU należy :

1. Wprowadzić numer faktury

2. Wybrać datę wystawienia – faktura może być wystawiona z dniem bieżącym lub z ostatnim dniem poprzedniego miesiąca.

3. Wprowadzić podpis - „imię i nazwisko” osoby wystawiającej fakturę.

4. Kliknąć „wystaw”.

Po kliknięciu „wystaw”, pojawi się strona potwierdzająca poprawny przebieg operacji a status pliku zmieni się na: zaakceptowany.

Po wystawieniu faktury możemy ją pobrać przyciskiem „faktura” (z tabeli rozliczenia) wydrukować (lun w postaci elektronicznej) przekazać do księgowości.

Blok ‘Prowizje’ ze strony startowej dla partnerów rozliczających się za pomocą faktur:

Blok prowizje ze strony startowej jest skróconą wersją strony „rozliczenia”, zawiera podzbiór kolumn:

1. miesiąc rozliczenia – po kliknięciu w miesiąc rozliczenia przechodzimy do szczegółów rozliczenia

2. kwota prowizji

3. status

oraz kolumnę operacje, która w zależności od statusu umożliwia następujące operacje:

· status do akceptacji : funkcje „pobierz propozycje faktury” - funkcja analogiczna do funkcji „faktura” z tabeli rozliczenia, oraz „wystaw fakturę” - funkcja analogiczna do „wystaw” z tabeli rozliczenia

· statusy zaakceptowana i kolejne: funkcje „pobierz fakturę” - funkcja analogiczna do funkcji „faktura” z tabeli rozliczenia

· jeżeli faktura została wystawiona poza systemem eBOK-PGU dla statusu statusy zaakceptowana i kolejne kolumna nie zawiera żadnej funkcji.

Strona „szczegóły”

Strona szczegóły zawiera zestawienie wystawionych w danym miesiącu polis z wyszczególnieniem wszystkich ryzyk znajdujących się w polisie.

Zawiera następujące kolumny

1. miesiąc – miesiąc rozliczenia

2. Zu – zakład ubezpieczeniowy

3. Numer polisy

4. Imię pośrednika

5. Nazwisko pośrednika (istotne gdy mamy swoich pracowników)

6. Inkaso – składka pobrana

7. Stawka prowizji - w %

8. Naliczona prowizja

Strona „polisy”

Strona wyświetla listę wszystkich polis zawartych przez partnera. Jeżeli polisa jest ratalna będzie figurowała w kilku wierszach, zgodnie z kwotą prowizji przyznaną za daną ratę.