Instrukcja użytkownika portalu eBOK-PGU

Spis treści

Pierwsze logowanie. 2

Zawartość systemu. 4

Strona startowa. 4

Typowa strona zawierająca tabelę danych. 6

Strona „rozliczenia” oraz blok ‘Prowizje”. 7

Strona „rozliczenia” dla partnerów rozliczających się za pomocą rachunków: 7

Strona „rozliczenia” dla partnerów rozliczających się za pomocą faktur: 9

Strona „szczegóły”. 13

Strona „polisy”. 14

Strona „ryzyka”. 14

Strona „zmiana hasła”. 15

 

 


 

Pierwsze logowanie

Po utworzeniu Państwa konta w systemie eBOK-PGU operator przesyła na Państwa skrzynkę email wiadomość powitalną:

W wiadomości został umieszczony link do pierwszego logowania (duży niebieski przycisk: Logowanie do systemu eBOK-PGU). Należy w niego kliknąć

Link przekieruje nas na stronę akceptacji regulaminu:

Musimy go zaakceptować. Aby to zrobić musimy zaznaczyć checkbox (Akceptuje regulamin serwisu) a następnie klikamy ‘akceptuje’.

Następnym krokiem jest ustawienie swojego hasła, które musi się składać przynajmniej z 8 znaków:

Po wprowadzeniu dwa razy, tego samego hasła  i kliknięciu ustaw, konto zostanie w pełni aktywowane a my uzyskamy dostęp do systemu.

Zawartość systemu

Każda strona systemu po zalogowaniu ma taką samą konstrukcje :

Na samej górze, po prawej stronie mamy informacje o tym, kto jest zalogowany (na rysunku ukryta)   oraz przycisk wylogowania.

Pod nim znajduje się menu główne – duże czerwone przyciski .

Po lewej stronie znajduje się logo PGU – kliknięcie w logo otwiera stronę startową.

Na samym dole znajduje się menu dolane zawierające linki do rożnego typu dokumentów, obecnie do: regulaminu, polityki prywatności i instrukcji serwisu.

Po zalogowaniu się w systemie zostanie wyświetlona strona startowa.

Strona startowa

Strona startowa składa się z 3 bloków na których znajdą Państwo najważniejsze informacje:

Pierwsza od lewej to wiadomość od załogi PGU – obecnie wiadomość powitalna.

Druga zawiera informacje o rozliczeniach w ostatnich sześciu miesiącach.

Trzecia to Państwa dane  wprowadzone do systemy – prosimy je sprawdzić z dużą dozą staranności  - jeżeli  znajdują się tam jakieś błędy należy niezwłocznie to zgłosić do PGU.


 

Typowa strona zawierająca tabelę danych

Podstawowym elementem systemu są tabelki prezentowane w spójny sposób w całym systemie:

1.       Przyciski umożliwiające export danych do arkusza Excel  oraz przywrócenie domyślnych ustawień .

2.       Nagłówki kolumn.  Klikniecie w nagłówek powoduje przesortowanie tabeli zgodnie z zawartością danej kolumny, najpierw rosnąco ( powyżej jest ustawione sortowanie rosnące na kolumnie „Data zawarcia”), kolejne kliknięcie w daną kolumnę sortuje w sposób malejący (największe wartości na początku). Dodatkowo możemy (po najechaniu kursorem myszki na krawędź boczną nagłówka kolumny) zmienić szerokość kolumny a także przesunąć całą kolumnę.

3.       Szybkie filtry  - pozwalają na przeszukiwanie danych – na powyższym rysunku dane są wyświetlane zgodnie z następującym warunkiem:
tylko nowe polisy o prowizji większej równej od 10.

4.       Selektory stron – domyślnie na stronie możemy wyświetlić 25 wierszy  - jeżeli chcemy to zmienić wybieramy z listy inną wartość np.: 10 lub 50.  Na środku  mamy informację na której stronie jesteśmy i ile stron jest dostępnych, a po bokach przyciski umożliwiające przejście na :

·          - następną stronę

·         - poprzednią stronę

·          - ostatnią stronę

·          - pierwszą stronę.

5.       Przycisk przeładowania zawartości tabeli,

6.       Informacja o ilości wierszy  oraz o obecnie wyświetlanych wierszach

 

 

Strona „rozliczenia” oraz blok ‘Prowizje”

Na stronie są prezentowane sumaryczne rozliczenia miesięczne.

Zakres treści strony jest inny dla partnerów rozliczających się przy pomocy rachunków (umowa zlecenie) i  faktur.

Strona „rozliczenia” dla partnerów rozliczających się za pomocą rachunków:

 

 

Opis kolumn:

1.       miesiąc  - miesiąc za który jest dany wiersz rozliczenia

2.       szczegóły  - po kliknięciu w zieloną strzałkę zobaczymy szczegóły dotyczące wybranego miesiąca

3.       status rozliczenia:

a.       do akceptacji  - oznacza, że rozliczenie zostało przygotowane – można pobrać rachunek, który należy wydrukować, podpisać i wgrać do systemu

b.      poniżej limitu – oznacza, że rozliczenie zostało przygotowane  ale kwota do wypłaty jest poniżej 100 zł, i będzie doliczona do wypłaty w kolejnym miesiącu.

c.       zaakceptowana – rachunek poprawnie został wgrany do systemu i oczekuje na akceptacje pracownika PGU.

d.      do opłacenia – rachunek został przekazany do zapłaty

e.      wysłano zlecenie płatności  - przelew został wprowadzony do systemu bankowego i zaakceptowany

f.        zapłacono – rachunek został opłacony

4.       prowizja – pole zawierające sumaryczną miesięczną prowizję dla partnera.

5.       koszty - pole zawierające kwotę kosztów wypłaty (podatek, zus, ubezpieczenie w zależności od typu umowy), które będą odliczone od prowizji.

6.       wypłata – kwota która będzie przelana na rachunek partnera

7.       data prezentacji – data udostępnienia w systemie eBOK-PGU rozliczenia miesięcznego

8.       rachunek – funkcja umożliwia

a.       pobranie rachunku do wystawienia (jeżeli status do akceptacji  )

b.      pobranie wgranego obrazu  wystawionego rachunku (statusy zaakceptowana i kolejne)

9.       wgraj rachunek – funkcja dostępna dla statusu: do akceptacji  - po kliknięciu przechodzimy na stronę umożliwiającą wgranie rachunku .

Strona  umożliwiającą wgranie rachunku

Aby wgrać  rachunek należy  rachunek należ najpierw go pobrać wydrukować i podpisać. Jeżeli rachunek  jest niepoprawny proszę o kontakt z PGU.

Po podpisani u rachunku należy go zeskanować  i zapisać w jednym z następujących formatów: pdf, tif, png, jpg, bmp (najlepiej w pdf).

Następnie klikamy „Wybierz plik”  wskazujemy zeskanowany rachunek  i  klikamy „dodaj”. Po załadowaniu pliku pojawi się strona potwierdzająca poprawny przebieg operacji a status pliku zmieni się na: zaakceptowany.

Blok ‘Prowizje’ ze strony startowej dla partnerów rozliczających się za pomocą rachunków:

 

Blok prowizje ze strony startowej jest skróconą wersją strony „rozliczenia”, zawiera podzbiór kolumn:

1.       miesiąc rozliczenia – po kliknięciu w miesiąc rozliczenia przechodzimy do szczegółów rozliczenia

2.       kwota  prowizji

3.       status

oraz kolumnę operacje, która w zależności od statusu umożliwia następujące operacje:

·         status do akceptacji  : funkcje „pobierz rachunek”  - funkcja analogiczna do funkcji „rachunek”  z tabeli rozliczenia,  oraz „wgraj rachunek”  - funkcja analogiczna do ”wgraj rachunek”z tabeli rozliczenia

·         statusy zaakceptowana i kolejne: funkcje „pobierz rachunek”  - funkcja analogiczna do  funkcji  „rachunek” z tabeli rozliczenia

 

 

 

Strona „rozliczenia” dla partnerów rozliczających się za pomocą faktur:

 

 

Opis kolumn:

1.       miesiąc  - miesiąc za który jest dany wiersz rozliczenia

2.       szczegóły  - po kliknięciu w zieloną strzałkę zobaczymy szczegóły dotyczące wybranego miesiąca

3.       status rozliczenia:

a.       do akceptacji  - oznacza, że rozliczenie zostało przygotowane – można pobrać propozycję faktury oraz wystawić fakturę

b.      poniżej limitu – oznacza, że rozliczenie zostało przygotowane  ale kwota do wypłaty jest poniżej 100 zł, i będzie doliczona do wypłaty w kolejnym miesiącu.

c.       zaakceptowana – faktura została wystawiona  w systemie i oczekuje na akceptacje pracownika PGU.

d.      do opłacenia – faktura została przekazany do zapłaty

e.      wysłano zlecenie płatności  - przelew został wprowadzony do systemu bankowego i zaakceptowany

f.        zapłacono – rachunek został opłacony

4.       prowizja – pole zawierające sumaryczną miesięczną prowizję dla partnera.

5.       wypłata – kwota która będzie przelana na rachunek partnera

6.       data prezentacji – data udostępnienia w systemie eBOK-PGU rozliczenia miesięcznego

7.       numer faktury – jeżeli faktura została wystawiona z wykorzystaniem eBOK-PGU to pole pokazuje numer wystawionej faktury

8.       wystaw – funkcja umożliwia wystawienia faktury w systemie eBOK-PGU (dostępna tylko dla statusu do akceptacji  )

9.       faktura– funkcja umożliwia

a.       pobranie propozycji faktury do wystawienia (jeżeli status do akceptacji  )

b.      pobranie wystawionej faktury  w systemie eBOK-PGU (statusy zaakceptowana i kolejne)

c.       Jeżeli faktura wystawiona poza systemem eBOK-PGU – funkcja niedostępna.

Strona  umożliwiającą wystawienie faktury

Przed wystawieniem faktury należy sprawdzić czy wszystkie dane w propozycji faktury są poprawne (poza danymi które będziemy uzupełniać: datą wystawienia numerem faktury oraz podpisem wystawcy).

Aby wystawić fakturę w systemie eBOK-PGU należy :

1.       Wprowadzić numer faktury

2.       Wybrać datę wystawienia – faktura  może być wystawiona z dniem bieżącym lub z ostatnim dniem poprzedniego miesiąca.

3.       Wprowadzić podpis  - „imię i nazwisko” osoby wystawiającej fakturę.

4.       Kliknąć „wystaw”.

 

Po kliknięciu „wystaw”, pojawi się strona potwierdzająca poprawny przebieg operacji a status pliku zmieni się na: zaakceptowany.

Po wystawieniu faktury możemy ją pobrać przyciskiem „faktura” (z tabeli rozliczenia) wydrukować (lun w postaci elektronicznej) przekazać do księgowości.

Blok ‘Prowizje’ ze strony startowej dla partnerów rozliczających się za pomocą faktur:

 

Blok prowizje ze strony startowej jest skróconą wersją strony „rozliczenia”, zawiera podzbiór kolumn:

1.       miesiąc rozliczenia – po kliknięciu w miesiąc rozliczenia przechodzimy do szczegółów rozliczenia

2.       kwota  prowizji

3.       status

oraz kolumnę operacje, która w zależności od statusu umożliwia następujące operacje:

·         status do akceptacji  : funkcje „pobierz propozycje faktury”  - funkcja analogiczna do funkcji „faktura”  z tabeli rozliczenia,  oraz „wystaw fakturę”  - funkcja analogiczna do „wystaw” z tabeli rozliczenia

·         statusy zaakceptowana i kolejne:  funkcje „pobierz fakturę”  - funkcja analogiczna do  funkcji  „faktura” z tabeli rozliczenia

·         jeżeli faktura została wystawiona poza systemem eBOK-PGU  dla statusu statusy zaakceptowana i kolejne kolumna nie zawiera żadnej funkcji.

 


 

Strona „szczegóły”

Strona szczegóły zawiera zestawienie wystawionych w danym miesiącu polis z wyszczególnieniem wszystkich ryzyk znajdujących się w polisie.

Zawiera następujące kolumny

1.       miesiąc – miesiąc rozliczenia

2.       Zu – zakład ubezpieczeniowy

3.       Numer polisy

4.       Imię pośrednika

5.       Nazwisko pośrednika (istotne gdy mamy swoich pracowników)

6.       Inkaso – składka pobrana

7.       Stawka prowizji -  w %

8.       Naliczona prowizja


 

Strona „polisy”

Strona wyświetla listę wszystkich polis zawartych przez partnera. Jeżeli polisa jest ratalna będzie figurowała w kilku wierszach, zgodnie z kwotą prowizji przyznaną za daną ratę.

Tabela zawiera następujące kolumny

1.       miesiąc rozliczenia

2.       Data Zawarcia  - data zawarcia polisy

3.       Numer polisy

4.       Inkaso – składka pobrana

5.       Towarzystwo – zakład ubezpieczeniowy

6.       Prowizja dla Partnera

7.       Nowa/odnowieniowa

 

Strona „ryzyka”

Strona wyświetla listę wszystkich polis z rozbiciem na ryzyka zawartych przez partnera.


 

Tabela zawiera następujące kolumny

1.       miesiąc – miesiąc rozliczenia

2.       Zu – zakład ubezpieczeniowy

3.       Numer polisy

4.       Imię pośrednika

5.       Nazwisko pośrednika (istotne gdy mamy swoich pracowników)

6.       Inkaso – składka pobrana

7.       Stawka prowizji -  w %

8.       Naliczona prowizja

 

Strona „zmiana hasła”

Strona umożliwia zmianę hasła – aby dokonać zmiany  musimy pamiętać bieżące hasło:

Należy pamiętać, że wprowadzamy aktualne hasło, dwa razy to samo nowe hasło oraz to, że nowe hasło musi się składać przynajmniej z 8 znaków.